研修を受けたスタッフによるコールセンター業務

 様々な年齢層のお客様への接客、アプリを利用した情報管理などノウハウを蓄積しております。
 2021 年 2 月には、糸魚川市より新型コロナウイルスワクチンの接種予約を受け付けるコールセンター業務を

 受注しました

コールセンターでの高度な応対能力

多くのスタッフが株式会社 NTT ネクシアの講師による研修を受け、オペレーターを担当しています。丁寧な言葉遣い・親切な接客で、お客様との円滑なコミュニケーションを図ります。
また、トラブル発生時の報告・連絡・相談を徹底しており、問題の把握から意思決定までを迅速に行うことで、クレームの少ないコールセンター運営を行います。

年齢に応じた優しい対応を目指して

打ち合わせ会の様子

糸魚川市では、総人口の約4割が65歳以上の方です。
新型コロナウイルスワクチンの接種予約を受け付ける業務を通して、高齢のお客様への接客を経験しました。ご高齢のお客様は、電話の声が聞き取りづらい場合があります。
オペレーターは、状況に応じて声のボリュームやトーン、会話のペースを調整し、お客様が理解しやすく、お話ししやすい対応を心がけております。
分かりやすい言葉の言い回しを使用し、時には糸魚川の方言をあえて利用することもございます。
お客様にご満足いただける対応を目指し、接客スキルを日々磨いております。

kintone(キントーン)アプリを利用した情報管理

 サイボウズ株式会社が提供するウェブサービス Kintone で制作したアプリを活用して、データの管理・運用を
 行います。
 コロナワクチンの予約を受ける際には膨大な情報の閲覧・管理が必要となりますが、アプリの活用で作業の高速

 化が可能となっています。
 また、Kintone というサービス自体が持つハイレベルなセキュリティで、顧客情報もしっかり保護します。

threadでのkintone活用

パソコン画面上に2つページを開いて予約を受けます。
左画面:kintoneの電話応対アプリに接種券の番号を入力すると氏名・住所等の個人情報が確認できます。
右画面:Logoフォームに接種券番号。生年月日等を入力して画面を進めて予約を取っていきます。予約を送信すると予約番号が表示されます。
予約番号と日時、会場等をkintoneに入力することによってkintoneで予約の管理が可能です。

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kintoneにデータを入力し「出力」ボタンを押すと完了票が出力できます。こちらの完了票を接種希望者ひとりひとりに送付し予約日時の情報を共有することができます。

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データ一覧で予約番号、接種会場、氏名、予約作成者など一覧で確認ができます。

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予約している人のキャンセル等問い合わせがあった時には、接種券番号や予約番号をもとにデータを抽出しレコードを呼び出して対応します。

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